V jakém formátu posílat tiskové zprávy? Word? DOC/DOCX? RTF? HTML? TXT? #077

Dost podstatná otázka, protože tiskovou zprávu vždy posíláte buď jako přílohu nebo přímo v těle e-mailu (ano, tahle varianta je zcela perfektní a vyhovující). Důležité totiž je, aby novinář tiskou zprávu dostal v okamžitě použitelné podobě. Proto nestačí poslat odkaz na stažení.

Když už ji posíláte jako přílohu, tak si samozřejmě ohlídáte velikost tiskové zprávy a to, aby obsahovala vše co obsahovat má (viz  Co všechno by měla obsahovat tisková zpráva? Jak psát tiskovou zprávu?). A do přílohy mailu ji ideálně přidejte v DOCX podobě, tedy v oné XML variantě dokumentu pro Microsoft Word.

Můžete ji poslat jako TXT (čistý text), ale to je nevýhodné, protože nebude možné poslat v rozumné podobě odkazy ani přidat obrázky.

Můžete ji poslat jako HTML, ale to je dost nepraktické, protože budete zápasit s obrázky. Jinak je to velmi snadná cesta a bude snadno použitelná.

Rozhodně ji neposílejte jako RTF (Rich Text Format), tenhle formát umřel už před mnoha lety a vlastně ani nikdy univerzálně použitelný nebyl. Co navíc, příjemci budou mít potíže ho otevřít (Google Docs/GSuite například RTF vůbec nepodporuje a na mobilech s tím bude také spousta potíží) .

Můžete použít starší DOC formát, ten z předchozích verzí Microsoft Office, ale ten je méně vhodný – je to proprietární binární formát zatímco aktuální DOCS je XML a poněkud „méně“ proprietární – hlavně je s ním už několik let nejméně problémů.

TIP: Velikost přiloženého souboru s tiskovou zprávu? Pokud nebudete dělat nesmyslné věci, tak běžně pár desítek kilobajtů. V případech kdy tam vkládáte nějaké to logo a obrázky, tak rozumné maximum je 150 KB.

PDF? To už víme, že žádné případě, takovouto přílohu novinář nemůže použít, není tam původní text, nejsou tam odstavce, ztratily se tabulky. Navíc je to dnes už opravdu jenom proprietární uzavřený formát od Adobe, který se hodí jenom pokud potřebujete něco tisknout. Ale o tom byla řeč už dávno v Tiskové zprávy se v PDF nikdy neposílají. Zopakujeme si to. Nikdy

Obrázky v tiskové zprávy můžete nechat uvnitř DOCX souboru, ale pak počítejte s tím, že pro novináře to bude jenom komplikace. Chcete-li obrázky poskytnout v lépe použitelné podobě, tak v příloze mailu – fotografie jako JPG  nebo PNG, grafy jako PNG nebo (v nejhorším) GIF.

Pokud jde o infografiky, tak viz Jak posílat infografiky novinářům a médiím? Internetovým zejména? A protože obrázky bývají velké, tak si velmi hlídejte jak velkou budou tvořit přílohu i jak hodně zvetší velikost DOCS (tady viz Proč je nutné hlídat, jak velké obrázky dáváte na web či do e-mailů?)

PS: Pokud posíláte jenom tiskové sdělení, tak ani na přílohu nepomýšlejte, Tiskové sdělení rozhodně jenom přímo v těle emailu. Viz též Ne vždy je nutné trápit se s tiskovou zprávou, často stačí jen sdělení podstatné informace 

Zanechat odpověď

Vyplňte detaily níže nebo klikněte na ikonu pro přihlášení:

WordPress.com Logo

Komentujete pomocí vašeho WordPress.com účtu. Odhlásit /  Změnit )

Google+ photo

Komentujete pomocí vašeho Google+ účtu. Odhlásit /  Změnit )

Twitter picture

Komentujete pomocí vašeho Twitter účtu. Odhlásit /  Změnit )

Facebook photo

Komentujete pomocí vašeho Facebook účtu. Odhlásit /  Změnit )

Připojování k %s